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Carta de renuncia voluntaria y cómo gestionarla [+Plantilla]

Las relaciones laborales, desafortunadamente, cada día son más volátiles y muy probablemente en nuestra empresa tengamos (como en tantas otras), algunos inconvenientes con parámetros como la tasa de rotación.

Una carta de renuncia voluntaria, nunca es algo que queramos recibir en el área de Recursos Humanos pero que, frente a este contexto, puede al menos contribuir positivamente a mejorar la comunicación interna dentro de la organización.

Carta de renuncia voluntaria

En pocas palabras, una carta de renuncia voluntaria, es la comunicación oficial que envía un empleado a su empleador, mediante la cual lo o la notifica de que abandonará su puesto de trabajo.

El objetivo de una carta de renuncia voluntaria, tanto para quién decide irse como para la organización, es crear un registro oficial de este tipo de acontecimientos, proporcionando detalles sobre el último día del empleado, la relación entre el trabajador/a y la organización y los pasos a seguir.

Aunque lo más común es, naturalmente, comunicar verbalmente el final de la relación laboral, lo cierto es que para cumplir con las exigencias de las leyes laborales, la carta de renuncia voluntaria implica evitar conflictos y facilitar las gestiones propias del fin de un vínculo profesional.

Beneficios de la carta de renuncia laboral

Aunque en la actualidad en nuestro país no es necesaria una comunicación demasiado formal, ya que con que el empleado notifique de su decisión en forma verbal o por una vía informal (como una plataforma de mensajería instantánea, por ejemplo) es suficiente, lo cierto es que una carta de renuncia voluntaria representa otras ventajas para la empresa.

Principalmente, sirve para darle un marco adecuado de comunicación basado en el respeto, la transparencia y la honestidad entre la empresa y sus trabajadores. Una carta permite establecer procedimientos que fortalecen una cultura laboral sana y libre de estrés provocado por innecesarias «idas y vueltas».

Al mismo tiempo, hace que los procesos de offboarding puedan estandarizarse, del mismo modo que sucede con el onboarding. Siempre es válido recordar que, cuando hablamos del valor y la centralidad de las personas, dentro del employee experience el primer día igual de importante que el último.

Finalmente, otro de los beneficios de la carta de renuncia al trabajo, es que permite tener acceso a información valiosa acerca de dinámicas que quizás desconozcamos. Esto debido a que, el hecho de que un trabajador pueda incluir agradecimientos o motivos que sirvan tanto para reconocer a un mánager o colegas, ayuda a reconocer a las personas que se han destacado en su desenvolvimiento según comunica quien se va, al tiempo que puede permitirnos detectar y corregir aspectos no tan positivos que puedan mencionarse en la carta de renuncia.

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Carta Renuncia

Tipos de terminación laboral

Recibir una renuncia por parte de nuestros empleados nunca es una noticia grata. Sin embargo, es una realidad con la que debemos convivir porque, sobre todo en la franja de talento joven de los considerados millennials y centennials, lograr que permanezcan en su rol por más de un año, es de hecho una rareza.

Dicho lo anterior, desde Recursos Humanos es vital conocer además, en qué otras situaciones un empleado puede marcharse de la compañía. 

  • Terminación por caducidad

Ocurre cuando un contrato que tiene una duración estipulada previamente, llega a su fin. Esto suele darse más específicamente, cuando entre la empresa y el empleado el vínculo se establece mediante un contrato temporal. Sin embargo, también puede ocurrir en caso de que la persona se jubile o presente una incapacidad en su salud para continuar desempeñándose en sus tareas.

  • Terminación por extinción de puesto de trabajo

Razones estructurales, internas o cambios en la industria pueden hacer que un rol laboral no sea ya necesario o simplemente deje de existir. Esto se considera una terminación laboral atípica y se recomienda que, con el fin de conservar a los trabajadores que integran la plantilla, se decida optar por una novación laboral y/o promover la movilidad interna.

  • Terminación de mutuo acuerdo y por mutua culpa

En el primer caso, ambas partes deciden finalizar el vínculo laboral estando de acuerdo en que es la mejor opción para ambos. En el segundo sucede lo mismo, solo que la diferencia reside en que, tanto la empresa como el trabajador, asumen haber incurrido en prácticas laborales ilegales.

Carta de renuncia voluntaria, obligaciones del trabajador

A menos que la persona se encuentre en su período de prueba independientemente del tipo de contrato, al momento de comunicar una renuncia voluntaria es recomendable y además obligatorio, tener en cuenta los días de preaviso. Estos suelen ser 15 días naturales, pero puede variar según el convenio colectivo en el que se ubique la organización.

Además de evitarle al empleado determinados problemas y de dificultar el proceso de búsqueda laboral a la organización para reemplazar a quien decide irse, la falta del preaviso correspondiente implica el descuento de los días proporcionales del finiquito del trabajador.

Otra cosa interesante a tener en cuenta, es que a pesar que desde RR.HH. podemos recibir este tipo de comunicaciones, no implican que sean decisiones inamovibles por parte del empleado o empleada.

De hecho, la persona en cuestión tiene derecho a retractarse de su decisión. Desde la empresa solo podremos negar este derecho al “arrepentimiento”, en caso de que ya hayamos encontrado el reemplazo para suplir el rol abandonado.

Por último y no por eso menos importante, el empleado tiene derecho a recibir su finiquito correspondiente en el cual, se incluyen por supuesto, sumas complementarias usualmente pertenecientes a las horas extras no pagadas anteriormente y días de vacaciones no gozados.

Sin embargo, beneficios como la indemnización o la prestación o ayuda por desempleo, quedan exentos en este caso. Esto debido a que la decisión de terminar con el vínculo fue tomada en forma unilateral por parte del trabajador o trabajadora.

Renuncia voluntaria, qué debe hacer la empresa

Cuando desde Recursos Humanos recibimos la comunicación de una renuncia por parte de un empleado, casi nunca se trata de una noticia grata.

Los trabajadores que componen una plantilla son una parte central y vital de toda empresa, y verlos irse pone de manifiesto, usualmente, una serie de problemáticas que se dan a nivel interno. Por este motivo, cuando recibimos una carta de renuncia voluntaria debemos tomarlo como una oportunidad para mejorar.

Principalmente debemos tener en claro que la empresa debe hacer le pago correspondiente de conceptos adeudados (horas extraordinarias, vacaciones no gozadas, finiquito, etc.), así como el salario correspondiente al mes en curso.

Luego de poner en claro aquellas obligaciones, debemos aprovechar para indagar en la decisión del empleado. Primero entendiendo que esta puede no ser definitiva y, si fuera pertinente, intentando que la persona conserve su rol.

Teniendo en cuenta la injerencia, sus contribuciones y valor que aporta a la organización, decidiremos si comunicaremos la determinación de la persona a agentes externos como ser proveedores o clientes.

Sin embargo, lo que siempre debemos hacer, es conectar con otros trabajadores para avisar acerca de la ida de quien renuncia. Dejar en claro que una persona ha decidido abandonar su puesto, sirve para evitar paranoias y miedos colectivos, para cerrar un vínculo entre equipos y evitar malos entendidos al tiempo que se fortalece el employer branding de la organización.

Cómo responder una carta de renuncia

En el caso de que recibamos en nuestra plataforma de comunicación interna una carta de renuncia voluntaria, lo que debemos hacer es conversar esto con el mánager de la persona que se está yendo para conocer más detalles (si hubiera), acerca de la decisión.

Una vez hecho esto y con más contexto, es recomendable responder a esta comunicación haciendo el correspondiente acuse de recibo de la renuncia y explicitando pasos a seguir.

La ida voluntaria de un empleado puede ser un momento controvertido dependiendo de las razones que motiven su determinación. En el mejor de los casos, las últimas dos semanas del trabajador pueden ser de gran ayuda.

  • El empleado puede terminar proyectos pendientes y dar fin a cabos sueltos de sus tareas del día a día.
  • Pueden contribuir a generar un informe detallado de sus tareas y carga horaria para facilitar nuestra búsqueda laboral.
  • Pueden sugerir a colegas para su reemplazo o referir a candidatos externos.
  • Pueden comunicarnos problemas ocultos dentro de la organización que hayan empujado su decisión (acoso laboral, estrés laboral, etc.).

Pueden mostrar una posición más flexible que nos invite a negociar mejorando sus condiciones y fortaleciendo aspectos como el employee journey y los planes de carrera.

 

Decir adiós a un empleado que decide irse por su propia cuenta, nunca es una tarea difícil. Sin embargo, no debemos entrar en pánico, por el contrario, debemos trabajar en generar estrategias y planes de contingencia desde Recursos Humanos que ayuden a hacer de este tipo de eventualidades, una oportunidad de crecimiento mejora para ambas partes involucradas.

 

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Sofía Delpueche es Content Manager en Factorial para el mercado Español. Graduada en Periodismo, se dedica a la creación de contenido digital en diferentes formatos desde 2014, especializada en escritura y vídeo para Inbound Marketing. Nacida en Argentina ha trabajado para empresas en países como Estados Unidos, Colombia, México y España, actualmente especializándose en Recursos Humanos.

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