Una baja laboral, también conocida como Incapacidad Temporal (IT), ocurre cuando un trabajador no puede seguir realizando su actividad en una empresa por motivos de salud, ya sean estos físicos o mentales.
Cuando la baja se produce por un accidente, este puede haber ocurrido tanto dentro como fuera del lugar de trabajo. Cuando se produce por una enfermedad, también puede ser tanto común como profesional.
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En qué consiste una baja laboral
En general, cuando un trabajador pide la baja laboral, recibe un subsidio que tiene como objetivo reemplazar el salario que estaría recibiendo si pudiera desarrollar su actividad. Durante este período de baja, las obligaciones del trabajador para con la empresa cesan, aunque este sigue cotizando.
En España, las contingencias comunes no suponen lo mismo que las laborales a la hora de pedir la baja laboral, y tanto las obligaciones del trabajador como las de la empresa pueden varias según diversos factores.
Causas más comunes de baja laboral
La baja laboral es, nada más ni nada menos, que otro tipo de absentismo que podremos detectar en nuestra plantilla. Como tal, deja expuestas determinadas situaciones que pueden darse al interior de nuestra organización.
Al fin y al cabo, independientemente de su causa a excepción de las vacaciones, una falta justificada o injustificada, puede ser una señal de alerta acerca del potencial incremento de nuestra tasa de rotación.
Ahora bien, volviendo a lo que nos compete, existen determinadas causas que hacen que una persona se sienta motivada a solicitar una baja:
- Enfermedades musculoesqueléticas. Se trata de la causa más común y que, a menudo, es provocada por las propias tareas del día. Lumbalgias, tendinitis y síndrome del túnel carpiano, son solo algunas de las que más se padecen en trabajos de oficina.
- Gripe o Covid. Hace algunos años, se calculada que al menos 1 de cada 5 trabajadores, eventualmente solicitaría la baja por gripe. Hoy la enfermedad más común es el Covid y, aunque todavía no existen estadísticas similares por no tratarse de una enfermedad estacional, tanto padecerla como ser contacto estrecho, obliga a las personas al aislamiento social.
- Trastornos mentales. Estos se enmarcan en cualquier tipo de padecimiento psíquico que afecte la salud mental. El estrés laboral es el más común y, además, suele ser un fiel indicador de la existencia de mobbing.
- Motivos familiares. Esto es, básicamente, la clásica baja laboral por motivos que tienen que ver con la maternidad/paternidad. En ocasiones se extiende hasta 6 meses.
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Requisitos para pedir una baja laboral
Cuando el trabajador quiera pedir la baja laboral, tendrá que cumplir con lo siguiente:
- Estar dado de alta o afiliado en la Seguridad Social.
- En caso de que la baja laboral derive de una enfermedad común, el trabajador tendrá que haber cotizado un mínimo de 180 días en los últimos 5 años.
- En caso de que la baja laboral derive de un accidente o enfermedad profesional, el período mínimo de cotización no será necesario.
Si los puntos anteriores se cumplen, el trabajador tendrá que presentar un certificado médico de incapacidad para recibir el subsidio mientras no pueda desarrollar su actividad en la empresa.
Además, tendrá un plazo de 3 días para entregar el parte de baja laboral. A lo largo de la baja, el trabajador también tendrá que presentar los partes de confirmación pertinentes (cuya periodicidad dependerá del caso).
Cuando el empleado no pueda entregar todos estos documentos en persona por estar incapacitado, podrá hacerlo cualquier otra en su nombre. Cuando el trabajador quiera presentar el alta, tendrá un plazo de 24 horas, en el que deberá reincorporarse a su puesto de trabajo.
Baja laboral, pérdida del derecho a subsidio
- La baja laboral ha resultado ser un acto fraudulento.
- No sigue el tratamiento médico.
- No se ha presentado a los reconocimientos médicos de la empresa sin una causa justificada.
En estas situaciones, la ayuda económica podrá suspenderse, anularse o denegarse. Si el trabajador tampoco cumple con sus obligaciones, podría incurrir en una infracción leve dentro de la empresa (y la acumulación de infracciones leves podría derivar a una infracción grave que resulte, en el caso más extremo, en un despido improcedente).
Obligaciones de la empresa al gestionar una baja laboral
Cuando hablamos de la gestión de bajas laborales, en este caso de bajas con motivos de enfermedad profesional o accidente laboral, es necesario conocer todas las leyes de recursos humanos que afectan este tipo de procedimientos.
La principal razón para esto es, en caso de una inspección de trabajo estar bajo resguardo y, al mismo tiempo, evitar posibles demandas laborales.
Particularmente en lo que refiere a los derechos del trabajador pautados por, entre otras cosas, el convenio colectivo de trabajo, cuando este pide una baja laboral, hay dos posibles escenarios que harán que dicha empresa tome unas medidas u otras:
Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo
En este caso, la empresa tendrá que notificar dicha baja a la Seguridad Social mediante el sistema RED de la misma, indicando los datos de la empresa, la cotización del trabajador, la clave de su código nacional de ocupación, su edad, la enfermedad o accidente causantes de la baja y el código de la provincia del centro de salud que realizó el parte.
Baja por accidente laboral o enfermedad profesional
Dando por supuesto que la empresa tiene contratada una mutua, es a esta a quien se le tendrá que notificar la baja del empleado (y, de hecho, aunque el trabajador no pida la baja médica, toda empresa tiene que notificar cuando aparece una enfermedad profesional).
Sea cual sea el tipo de baja, la empresa tendrá 5 días para notificarla por medios telemáticos desde el momento en el que reciba el aviso del parte médico. Hay que tener en cuenta que la Seguridad Social sabrá el estado del empleado de antemano, ya que el médico que emita el parte también tiene la obligación de notificárselo. Por lo tanto, es importante hacerlo en el plazo requerido.
Si la presentación de todas estas notificaciones se retrasa por culpa de alguna de las partes implicadas (empresa o trabajador), puede considerarse una infracción leve y comportar una multa de hasta 625€.
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Mira este vídeo acerca de cómo gestionar una baja laboral
¿De dónde sale el subsidio que cobra el trabajador que está de baja?
Siempre que el salario no termine con la baja, será la empresa la que se encargue de pagar al empleado. Sin embargo, el subsidio se descontará de los seguros sociales que están a cargo de la Seguridad Social o la mutua.
Dicho esto, bajo ningún concepto la baja laboral puede ser el motivo de un despido.
Baja por enfermedad común o accidente fuera del trabajo
Durante los primeros 3 días de la baja, el empleado no recibirá el subsidio. Del día 4 al 15 de la baja, recibirá una ayuda que constará del 60% de la base reguladora. A partir del día 16 de la baja, el subsidio correrá a cuenta de la mutua o la Seguridad Social (abonando, primero, el 60% y, a partir del día 21, el 75% de la base reguladora).
Baja por accidente laboral o enfermedad profesional
El primer día de la baja laboral tendrá que correr a cargo de la empresa, que abonará el 75% de la base reguladora. A partir del día 2, se encargará de ello la mutua.
Puede que, por Convenio Colectivo u por otro tipo de acuerdo, la empresa deba complementar esta ayuda económica. Es por eso que debe revisarse cualquier convenio o contrato y saber si este complemento existe y cuáles son sus requisitos y condiciones.
Una baja laboral debe durar un plazo máximo de un año, aunque la INSS (el Instituto Nacional de la Seguridad Social) puede decidir prorrogarla unos meses más. En ese caso, la empresa deberá notificarlo y guardar los partes médicos durante, al menos, 4 años.
Complicaciones al gestionar las bajas laborales
La gestión de una baja laboral puede ser todo un desafío si no se trabaja adecuadamente. Hacerlo de manera manual, trae consigo las siguientes desventajas:
- No existe una visualización global por persona del inicio y fin de la baja laboral.
- La solicitud puede traspapelarse y no tener conocimiento del trámite que se necesita realizar.
- Dificultad al actualizar los turnos de trabajo del resto del equipo para poder cubrir la baja.
La solución para gestionar los tipos de baja laboral
En en el caso de las bajas laborales es importante contar con un sistema claro y sencillo. Los responsables de recursos humanos deben definir los flujos para la solicitud de las bajas laborales. Por su parte, los managers y líderes de equipo deben encargarse de aprobar y gestionar las bajas laborales.
La mejor manera de gestionar las bajas labores sería:
- Crear bajas labores para cada tipo definiendo si estas requieren aprobación, se descuentan de los días de vacaciones o si se necesita adjuntar un justificante de forma obligatoria.
- Permitir a responsables y managers encargarse de aprobar o rechazar las solicitudes de sus equipos. O elegir a la persona de la organización que se necesite sea la responsable de encargarse de esta tarea.
- Tener un calendario con las bajas y ausencias en tiempo real y que nos notifique en el caso de solapamientos.
- Obtener informes por áreas o equipos sobre las bajas laborales pasadas, pendientes de aprobar y activas en un determinado período de tiempo.
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Qué hacer en caso de una baja médica por positivo en Coronavirus
“Me empieza a doler la garganta y además tengo fiebre, ¿tengo síntomas de Coronavirus?”. “Me gustaría saber mi estado de salud y si estoy infectado, ¿cómo puedo coger la baja médica por Coronavirus?”. “Y si cojo una enfermedad común ¿cómo puedo coger la baja ahora que no puedo salir de casa?”.
Durante nuestra actividad laboral o vida personal es normal que algún empleado coja alguna enfermedad común o tenga un accidente en casa. En ambos casos la persona, debido a su situación, se encontrará incapacitada para desarrollar su actividad profesional con normalidad.
Por ello, deberá ponerse en contacto con un médico que será el encargado de emitir un parte de confirmación de baja donde autorice la situación de incapacidad temporal.
¿Puedo pedir la baja laboral si soy positivo en coronavirus en 2022?
Si bien durante la pandemia era obligatorio recluirse al dar positivo en Covid, hoy en día la opción de baja médica se puede pedir cuando el trabajador sienta síntomas que le impidan trabajar de manera presencial o remota.
A fecha de julio de 2022, y por la limitación de personal sanitaria a raíz de las vacaciones de verano, en Cataluña se recuperaron las bajas automáticas por positivo en Covid o enfermedades «compatibles». Sin embargo, esta baja automática no estará ligada al positivo de Covid, sino a aquellas personas que tengan síntomas de enfermedad, y pretende ser una medida temporal.
¿Quién paga la incapacidad temporal por coronavirus?
Como indica la página de la Seguridad Social, el primer día de la baja deberá ser abonada de manera íntegra por la empresa. A partir del segundo día de incapacidad, esta irá a cargo de aquella entidad que proteja este tipo de situaciones.
¿Cómo gestionar la baja médica por enfermedad común desde casa?
En una situación de crisis debido al COVID-19, si se desea pedir la baja médica por enfermedad común o se necesita renovarla, se deberá hacer por teléfono contactando con el centro de salud que corresponda.
En la llamada se evaluará el estado del paciente y se determinará si podrá recibir o no la baja. En caso de obtenerla, esta quedará inscrita en el registro de la Seguridad Social. Para evitar los desplazamientos, tanto las bajas como las altas se harán por teléfono y sin necesidad de papeles.
¿Cuánto se cobra por estar de baja por enfermedad común?
Actualmente, la incapacidad temporal por positivo de coronavirus se tramita como una baja médica por enfermedad común. La cuantía que cobra un trabajador como consecuencia de este tipo de baja es el siguiente:
- Del 1r día de baja hasta el 3r día no se cobrará nada
- Del 4º día de baja al 20º día de baja se cobrará el 60% de la Base Reguladora
- Del 21º hasta el fin de la baja el 75% de la Base Reguladora
Como responsable del Departamento de Recursos Humanos deberás seguir supervisando que todo el equipo cumpla con el fichaje, aunque puedas dar más flexibilidad horaria, y también gestionar todos los casos de ausencias laborales, como bajas médicas.
