Cómo hacer una nómina desde cero – Paso a Paso

Las nóminas son un documento básico de cualquier negocio que cuente con un equipo de trabajo. En anteriores posts ya hemos contado cómo leer y entender tu nómina, hoy pasamos al otro lado y te contamos todo lo que se necesita saber para crear una nómina paso a paso.

Lo ideal siempre será que la empresa tenga una asesoría laboral que se encargue de la creación de las nóminas, puesto que no solo trabajan para esto, sino que son las que están al tanto de toda la normativa laboral por la que se rige la nómina.

Aun así, en el caso de que te interese saber cómo es el proceso de creación de nóminas o seas el responsable de recursos humanos que se encarga de la gestión de nóminas, te presentamos a continuación los conceptos claves para poder calcular y hacer las nóminas de tu equipo.

Qué es una nómina

La nómina es el documento que reciben los empleados por parte de la empresa cada mes y en el que se especifica el sueldo que han recibido ese mes por el trabajo realizado o su compensación salarial.

Pero la nómina es mucho más que eso, es una factura en la que queda reflejada la relación entre empresa y empleado y en la que aparecen datos muy importantes a tener en cuenta para la persona trabajadora como la aportación a la Seguridad Social o la retención de IRPF que se le aplica.

Tanto si eres una empresa o un autónomo con trabajadores a cargo, debes conocer toda esta información y realizarla correctamente, pues las nóminas forman parte de la contabilidad de la empresa y deben contener la información de manera correcta y respetando lo que establecen las leyes laborales.

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Pasos previos a considerar al hacer una nómina

Para elaborar una nómina hay que tener en cuenta diferentes factores que influyen a la hora de calcular la cantidad final que recibe un empleado por su trabajo y que deberás tener presente a la hora de calcularlas:

• Tipo de contrato: No es lo mismo trabajar a jornada completa que a jornada parcial, ni tener un contrato indefinido que uno de duración determinada. Por ejemplo, el tanto por ciento que se cotiza en la Seguridad Social va ligado al tipo de contrato y el tanto porciento que se retiene de IRPF depende del sueldo total que se perciba, algo que va ligado al contrato.
• Situación personal del empleado: Saber si el empleado está casado o si tiene hijos o personas a su cargo también es importante para calcular el IRPF.
• El convenio colectivo de aplicación: Afecta a los complementos salariales que vaya a percibir el empleado, igual que al cobro de las horas extras o a las percepciones no salariales como las dietas.
• Pagas extras: Saber si las pagas van a estar prorrateadas o si se van a dar en sus partes correspondientes es importante también a la hora de aplicar el IRPF.
• Categoría profesional y grupo de cotización: Estos datos también afectan a la hora de calcular las bases de cotización a la Seguridad Social.
• Bajas: Si el empleado ha estado de baja laboral, ya sea médica o de paternidad o maternidad, también influirá en la nómina.

👉 Conoce más sobre cómo calcular una nómina con baja de enfermedad.

Hay muchos detalles que tener en cuenta al hacer una nómina desde cero, por lo que vamos a empezar con lo que sería la cómo hacer una nómina standard: mensual, sin bajas y con las pagas prorrateadas. A través de esta guía puedes entender en que consiste una nómina standard y personalizar para tu empresa y cada uno de tus trabajadores.

Cómo crear una nómina

Ahora sí, nos adentramos de lleno a cómo hacer una nómina y para ello vamos a ir por partes.

Encabezado de una nómina

Las nóminas empiezan con los datos personales de la empresa y del trabajador más la fecha a la que hace referencia la nómina.

• Datos de la empresa: Debe aparecer el nombre legal de la empresa, su domicilio fiscal, el CIF y el código de cuenta de cotización (código numérico que la Tesorería General de la Seguridad Social asigna a los empresarios y otros responsables del pago de cuotas a la Seguridad Social).
• Datos del trabajador: Nombre completo, DNI, Número de afiliación a la Seguridad Social, Categoría o grupo profesional, grupo de cotización, fecha de antigüedad o de ingreso a la empresa y código de contrato.
• Periodo de liquidación: Es el mes trabajado al que hace referencia esa nómina. Incluye la fecha de inicio, la fecha de finalización y el total de días.

Devengos

En la sección de devengos encontramos todos los conceptos salariales que el empleado ha generado durante el mes trabajado y a los que aún no se les ha aplicado ninguna deducción. Sumados crean el salario bruto del empleado.

Los devengos se dividen entre percepciones salariales y percepciones no salariales.

Percepciones salariales

Hace referencia al total de las percepciones económicas que recibe el empleado por su trabajo, ya sea en dinero o en especies, más los pluses que perciba. Todas ellas cotizan a la Seguridad Social. Suelen dividirse en:

• Salario base: Cantidad que el trabajador percibe por los días trabajados y que no puede ser inferior a lo establecido por el convenio que se le aplique.
• Complementos salariales: Las cantidades extraordinarias que reciba el empleado por su trabajo. Ya sea plus por convenio, de antigüedad, nocturnidad o peligrosidad, etc. o el extra que reciba el trabajador si su salario es variable (salario base + extras en función de objetivos) como ocurre en muchos departamentos de ventas. Estos complementos también se dividen en personales (ad personam) y de trabajo, según vengan determinados por las características del empleado o las características del trabajo.
• Horas extraordinarias: Si el empleado, de manera voluntaria o forzosa, ha trabajado por encima de su horario laboral. Estas horas deberán constar en su nómina para que le sean pagadas.
• Pagas extraordinarias: Dependiendo del convenio y del acuerdo entre empleado y empresa, estas las pagas extraordinarias pueden ser prorrateadas en el sueldo mensual y recibirlas de poco a poco todos los meses en vez de en las veces que aplique, por eso se habla de sueldo a 12 pagas o a 14 (cuando son 2 pagas extras). Sea como sea, debe aparecer la cantidad pertinente en la nómina.
• Mejoras voluntarias: Si en tu empresa ofreces a los empleados parte de su sueldo como salario en especie o retribución flexible las cantidades destinadas a ello también deberán aparecer aquí. Pero recuerda que el total de lo que el empleado cobra como salario en especie no puede superar el 30% del salario bruto.

Percepciones no salariales

Este tipo de percepciones no cotiza a la Seguridad Social y puede incluir indemnizaciones o suplidos, prestaciones de la Seguridad Social, indemnizaciones por traslados, suspensiones o despidos, y cualquier percepción extra que compense los gastos ocasionados al trabajador durante el desarrollo de su trabajo, como dietas, kilometraje o pluses de transporte.

Como hemos dicho, sumados todos los devengos encontraremos el salario bruto del trabajador, que irá especificado en la nómina como total devengado.

Deducciones

La tercera parte de la nómina es donde quedan reflejadas las cantidades que van a descontarse de los devengos y que darán como resultado al salario neto del empleado. A la hora de hacer una nómina hay varios tipos de deducciones que debes tener en cuenta:

• Aportaciones del trabajador a las cotizaciones de la Seguridad Social y recaudación conjunta: Estas aportaciones que hace el trabajador a la Seguridad Social nacen de la suma de varias deducciones que se calculan restando un determinado tanto por ciento a la base de cotización del empleado. Estas deducciones se dividen en: Contingencias comunes (4,70%), desempleo (1,55% si el contrato es de tipo indefinido o 1,60% si el contrato es de duración determinada), formación profesional (0,10%) , horas extraordinarias normales (4,70%) y horas extraordinarias de fuerza mayor (2%).
  Aquí podrás comprobar las bases mínimas y máximas según la categoría profesional o grupo de cotización y más adelante encontrarás cómo calcular la base de cotización de un trabajador.
• IRPF: Se calcula según los ingresos del trabajador y su situación personal. Aunque no existe realmente un mínimo a tributar en IRPF, sí es cierto que, cuando se tenga un empleado con un contrato temporal de duración inferior a un año, aunque según la calculadora sea un 0%, se tendrá que aplicar una deducción del 2%.
• Anticipos de nómina: Solo se rellena si la empresa adelanta parte del salario al trabajador.
• Valor de los productos recibidos en especie: La cantidad total de los productos recibidos en especie que aparece en la parte de devengos se incluye también en las deducciones.
  Como ya hemos contado en varias ocasiones, con la retribución flexible el empleado decide usar parte de su sueldo a favor de determinados productos y servicios que ofrece la empresa. Por eso se le resta su precio en la parte de deducciones.
• Otras deducciones: Aquí se pueden incluir préstamos que el empleado tenga que devolver a la empresa, cuotas sindicales, etc.

Estas cinco deducciones se calculan individualmente y luego se suman para conseguir el total a deducir, que se restará al salario bruto. De esta resta saldrá el líquido a percibir, es decir, el salario neto que el trabajador cobrará finalmente.

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Líquido a percibir (Salario neto)

Como hemos dicho, esta parte se muestra una vez definidos los devengos y las deducciones del trabajador. Pero junto a estos totales también se muestran los totales de las bases de cotización junto a dos cantidades más que deben ser nombradas si quieres hacer una nómina completa para tus empleados.

Así, normalmente, si empezamos por la izquierda encontramos:

• Remuneración Total: Esta cantidad hace referencia al salario mensual por el que el trabajador cotiza. Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas esta cantidad será igual a la BCCC, si no será la BCCC sin el prorrateo.
  Es importante a tener en cuenta para el cálculo de un posible prestación por desempleo o para el cálculo de la pensión.
• Pagas Prorrateadas Extras: Si el empleado tiene las pagas extras prorrateadas en su sueldo mensual esta parte quedará vacía pues la cantidad que percibe en concepto de paga extra cada mes ya aparece en su lista de devengos. Si no las tiene aquí aparecerá la cantidad prorrateada, que se calcula dividiendo el total de las pagas extras por 12.

Sello y firma de la empresa

Debe incluirse las cantidades ya calculadas correspondientes a la base de cotización a la Seguridad Social, la base de contingencias profesionales, la base de IRPF, el total devengado y el total a deducir.

Esta parte resume las cantidades más importantes sobre las que se calculará el salario neto del empleado. Junto al líquido a percibir, se deben añadir los datos siguientes:

• Fecha de ingreso de la nómina
• Entidad bancaria y número de cuenta del empleado
• Sello de la empresa o firma del empleador
• Firma del trabajador a modo de confirmación de recibo

Pie de nómina

En el apartado final de una nómina nos encontramos la determinación de las B. de Cotización a la S.S. y conceptos de recaudación conjunta y aportación de la empresa. Las bases de cotización y conceptos de recaudación conjunta por parte del empleado ya los hemos tratado, ahora toca hablar de lo que paga la empresa por cada empleado y que puede quedar o no reflejado en la nómina a modo de información para el empleado.

Como puedes ver, la información del pie de página queda dividida en 4 columnas: aportaciones, base, tipo y aportación empresarial.
Así, cada empresa aporta, según el trabajador:

• En contingencias comunes: el 23,6% de la base de contingencias comunes del trabajador (BCCC).
• En desempleo: el 5,5% de la BCCC del trabajador si este tiene un contrato fijo o un 6,7% si el trabajador tiene un contrato temporal.
• En formación profesional: el 0,6% de la BCCC del trabajador.
• En fondo de garantía salarial: 0,2% de la base de cotización de contingencias comunes del trabajador.
• Horas extraordinarias: el 23,6% de la base de cotización del trabajador por contingencias comunes.

Calculadoras de sueldo neto y coste de un trabajador

Te dejamos nuestras herramientas para ayudarte a calcular:

1. Tu Sueldo Neto a final de mes: Calculadora de sueldo neto en España
2. Nuestra Calculadora para calcular cuánto te cuesta un empleado: Calculadora de coste de un trabajador

Entrega y recibo de la nómina

El artículo 29 del Estatuto de Trabajadores indica que un trabajador debe recibir la documentación de su salario mediante la entrega de un recibo individual que sirva como justificante del pago. Este recibo, la nómina, ha de ajustarse al modelo oficial del Ministerio de Empleo y Seguridad Social a menos que el convenio colectivo indique lo contrario o se haya pactado así con la empresa.

Por lo que mientras para hacer una nómina que incluya todos los conceptos incluidos en el modelo y no se altere su denominación, esta puede incluir modificaciones formales y elementos adicionales con información para el trabajador. Hay empresas que imprimen las nóminas de sus trabajadores y las dan en mano y otras, las hacen llegar a sus trabajadores vía correo electrónico.

Lo cierto es que, en mayor o menor medida, ambas maneras de enviarlas son lentas y pueden dar lugar a error, además de no tener un lugar donde el trabajador pueda ir siempre a comprobar sus nóminas de meses anteriores.

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Con una plataforma como la de Factorial, no solo tu gestoría podrá enviarte las nóminas de tus trabajadores desde un solo lugar, sino que tú también podrás hacer ese envío masivo y el empleado tendrá una única carpeta dentro de la misma plataforma con todas sus nóminas y otros documentos.

Factorial lee el documento con las nóminas y envía cada una al trabajador correspondiente, ofreciendo al responsable la oportunidad de revisarlas antes de hacer el envío. Tanto el trabajo de tu asesor como el del departamento de RR.HH se verá facilitado reduciendo la probabilidad de error.

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