¿Cuánto tiempo puedes ahorrar con un programa de gestión de nóminas?

¿En tu departamento de Recursos Humanos también tenéis la sensación de que se os va el tiempo generando y gestionando nóminas? Con un programa o software de nóminas podréis organizar de forma integral todas estas tareas: dejad que os quede tiempo para otras funciones más provechosas, como el desarrollo del talento.  

👉 ¿Te encargas de gestionar a los trabajadores de tu empresa? He aquí todo lo que tienes que saber sobre la gestión de nóminas

Optimiza las tareas en la generación de nóminas. Y el tiempo del personal dedicado a ellas

El trabajo administrativo de gestión laboral es necesario, por supuesto. Cada mes hay una serie de tareas y responsabilidades con empleados y administraciones públicas que debes cumplir para que la empresa siga en marcha. Por otro lado, seguro que en tu empresa quieres evitar la lastra de productividad de tus profesionales de Recursos Humanos. ¿Sabes que podrías ahorrar entre 5 y 6 horas semanales en la gestión de nóminas y ausencias de tu plantilla con un programa de nóminas?

Si digitalizas los procesos básicos de tu departamento de Recursos Humanos a través de un software de nóminas, con el ahorro de tiempo vendrá un aumento de la productividad del equipo, de la competitividad de la empresa y de los ingresos.

Desventajas de usar Excel y diferentes hojas de cálculo para generar nóminas

Sabemos que cuesta decirle adiós al Excel. Aunque reconócelo: tener al día libros y hojas diferentes con fórmulas de cálculo para todas las casuísticas causa más problemas que beneficios. Cuando la información que tienes que manejar sobre la empresa y los empleados no para de crecer, administrarla con hojas de cálculo no solo llevará a quienes las gestionan a cometer más errores, sino que os dificultará el analizar y sacar el máximo partido de esos datos, con seguridad y eficacia.

Estamos seguros de que las desventajas que te vamos a mencionar son hándicaps que te has encontrado en las tareas administrativas del día a día:

  • Quién puede acceder a la información: si los datos y la información no están accesibles para todas las personas, es posible que se den ocasiones en las que no se pueda utilizar
  • Como comentábamos antes, aumenta la probabilidad de equivocarse al administrar los datos en Excel. Dejar sin pagar un impuesto o no pagar el importe correcto de la nómina de un mes, no solo acarrea problemas contables o incluso fiscales, sino que también la reputación de tu organización se verá afectada. ¿Y cómo podemos averiguar el origen del error cuando depositamos en la hoja de cálculo tanta información sensible, sin controlar bien los accesos y cambios? Hasta que detectamos el fallo, este se puede arrastrar en cadena. Deshacerlo puede suponer muchos recursos de personal, costes en multas administrativas y en horas de trabajo
  • Análisis de los datos: en un libro de Excel controlas la asistencia. En otro, los datos personales de los trabajadores, en un tercero el cálculo de nóminas; personas diferentes tratan esos archivos con sus propias metodologías de trabajo y lógicas para introducir la información. Y cuando te das cuenta y quieres cruzar datos para confirmar hipótesis, extraer conclusiones o ver tendencias del negocio, se hace imposible interpretar lo que tienes porque no hay ninguna plantilla estándar. Lo bueno de un software de gestión de nóminas es que crearás metodologías comunes para manejar y tratar la información y, por tanto, poder procesarla de manera integrada. La estandarización de los procedimientos ayudará a un trabajo más eficiente de toda la empresa.

Ventajas de utilizar un software de gestión de nóminas

Ahora que ya sabes el tiempo que invertís en tu empresa al trabajar con Excel y todos los inconvenientes que acarrea, la siguiente pregunta es: ¿por qué debería tu empresa apostar por un sistema de gestión laboral de nóminas integrado?

  • La tecnología aporta eficiencia, seguridad y comodidad: te ayudará a solucionar todos esos procedimientos lentos y repetitivos de cada mes: cálculo y generación de nóminas (atrasos, finiquitos, extras, jornadas parciales, etc.), pago y envío de nóminas a los empleados, presentación telemática de trámites con la Tesorería de la Seguridad Social y la Agencia Tributaria, informes, etc.
  • Protección de datos:  Seguir los consejos para cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos en un departamento de Recursos Humanos es mucho más fácil con un programa de nóminas. Al mejorar la seguridad en el tratamiento, clasificación y el almacenamiento de la información, y en el acceso de esos datos por parte de los empleados a través de herramientas online con acceso seguro, estarás contribuyendo a la correcta gestión de datos sensibles dentro de la organización.
  • Porque un programa de gestión de nóminas te permitirá también dar acceso y visibilidad a la información que necesitan las personas en su relación con la organización. A través de los datos que manejarás y los procesos que automatizarás, con un software de nóminas los empleados podrán acceder a sus nóminas y documentación online y en un entorno seguro; y además podrán comunicarse e interactuar con el departamento de Recursos Humanos, mejorando la organización integral del área y la transparencia. ¿Seguro que aún quieres seguir enviando las nóminas en papel y dejar solo un buzón de sugerencias para que los empleados expongan sus opiniones e ideas…?
  • Por último, algo que también hemos ido mencionando como gran ventaja: un programa online de gestión de nóminas te ofrece ahorro de costes. Podrás mejorar hasta un 70 % la gestión laboral con sus procesos automatizados. ¡Ponnos (y ponte) a prueba!

Haz las cuentas y piensa cómo podrías invertir ese tiempo para que el equipo de Recursos Humanos realice tareas que aporten más valor a la empresa. Seguro que hay muchos aspectos de la estructura organizativa, de la definición de cada puesto de trabajo y de las competencias que podrás evaluar para que los logros de cada empleado y los objetivos de la empresa estén más alineados.

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