Esto es lo que puedes ahorrar en la gestión de los Recursos Humanos

Si preguntases a muchas personas a qué se dedica un departamento de Recursos Humanos, seguramente la mayoría respondería que a contratar y a hacer nóminas. Y es que sigue habiendo bastante desconocimiento de lo que es en realidad la gestión de Recursos Humanos.

La función más importante y la que debe ocupar la mayor parte del tiempo de trabajo en el área de Recursos Humanos es la gestión del talento. Si esto no es así, la empresa está perdiendo tiempo, dinero y buenos trabajadores.

En este artículo veremos cómo ahorrar en la gestión de Recursos Humanos… ¡y, por ende, en la empresa!

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Problemas habituales en la gestión de Recursos Humanos

A grandes rasgos, podemos decir que los tipos de problemas que se producen en los departamentos de Recursos Humanos son:

Vamos a profundizar en estos problemas y dar una estimación numérica de lo que cuestan a la empresa.

1. Pérdida excesiva de tiempo en tareas administrativas

Aunque parezca extraño, existe un número considerable de departamentos de Recursos Humanos en los que se gestiona mucho papel. Por ejemplo, entregan una nómina en papel al empleado y guardan otra en sus archivos. El almacenamiento de papel ocupa espacio y tiempo de gestión.

Por otra parte, hoy en día muchas empresas disfrutan de una cierta digitalización, pero es insuficiente. Trabajan con hojas Excel donde tienen toda la información para gestión de los trabajadores, ausencias, vacaciones y más. Pero, como tienen uno o más archivos sueltos para cada trabajador, esto también hace perder tiempo en búsquedas.

Para hacer una estimación del dinero que pierde la empresa, lo primero que vamos a calcular es el precio de una hora de trabajo. Imaginemos que el salario mensual de un empleado del departamento de Recursos Humanos son 1600 euros. Haciendo cálculos, nos sale que el precio de la hora de trabajo son 10 euros.

Habiendo hecho las pruebas pertinentes, vemos que con el software de RRHH el trabajo administrativo se hace en 10 horas semanales mientras que sin software adecuado se hace en 16 horas. Es decir, cada semana estamos desperdiciando 6 horas, que en un mes son 240 euros por trabajador de Recursos Humanos dedicado a labores administrativas.

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2. Desmotivación de los empleados

Este problema es en parte consecuencia del anterior, porque la gestión de la motivación de los trabajadores es responsabilidad del departamento de Recursos Humanos y si pierde mucho tiempo en tareas administrativas urgentes no puede dedicarse a esto.

Un trabajador desmotivado es menos productivo. Además la desmotivación no solo se traduce en la falta de productividad sino también en la rotación de trabajadores.

Obviamente, también la empresa sale perdiendo con un trabajador poco productivo. Imaginemos un trabajador que produce 5 unidades diarias cuando uno que trabaja a pleno rendimiento fabrica 10. Está claro que el primer trabajador está saliendo a la empresa el doble de caro que el segundo. Si estos trabajadores cobran 1000 euros al mes, con el trabajador menos productivo la empresa pierde 500 euros mensuales.

La rotación de trabajadores siempre tiene coste para las empresas. Si un trabajador se va voluntariamente de la empresa no tienes que indemnizarle, pero sí abonarle la parte correspondiente a las vacaciones no disfrutadas.

En ocasiones, la desmotivación de un trabajador puede desembocar en una baja por estrés u otros problemas de salud mental. A las empresas no les interesa tener trabajadores de baja ya que es bastante posible que tenga que contratar a otros para mantener los estándares de producción.

Otra razón por la que se produce desmotivación es por la relación con los supervisores. Esto puede solucionarse proporcionando a esos supervisores la formación adecuada. Aunque los supervisores de los departamentos hagan un curso de formación de 1.000 euros de coste, esto se hará una vez al año, y si calculas todas las pérdidas estimadas en los puntos anteriores verás que la formación le sale bastante económica a la empresa.

Soluciones a los problemas de gestión de Recursos Humanos

Hemos visto que el problema número uno es la pérdida de tiempo en actividades administrativas que impide al departamento de Recursos Humanos dedicarse a tareas en las que son capaces de desplegar todo su potencial para ayudar a la empresa.

La solución a esto es la digitalización y para ello se necesita un software de RRHH porque es obvio que agilizará toda la parte administrativa de la gestión de Recursos Humanos.

El software de gestión documental que ofrecemos en Factorial permite a tu departamento de Recursos Humanos ahorrar tiempo porque tiene todas estas funciones:

  • Lleva un control horario registrando las horas que trabajan los empleados.
  • Gestiona ausencias y vacaciones.
  • Genera informes e indicadores de Recursos Humanos.
  • Gestiona todos los documentos personales de los empleados: nóminas, altas, bajas, contratos.
  • Comparte documentos importantes de la empresa.
  • Permite la firma electrónica.
  • Gestiona las incidencias en las nóminas.
  • Cada empleado tiene un espacio único desde el que gestionar toda su información personal.
  • General el organigrama de la empresa.
  • Tiene aplicación móvil para mantenerlo todo al día.
  • Adapta los permisos de los empleados y ajusta el sistema a la estructura de tu empresa.
  • Aporta un portal de empleo atractivo para gestionar los procesos de selección.

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Además hay periodo de prueba gratuito del software para ver de primera mano cómo ayuda.

¿Te sale a cuenta un software de pago? Haz el cálculo y compara el precio de este con el dinero que te ahorrarías si pudieras solucionar los problemas de los que hemos hablado en este artículo.

La digitalización en la gestión de Recursos Humanos mejora la productividad y la motivación de los trabajadores

El software libera a tu departamento de Recursos Humanos de actividades poco productivas en la gestión de trabajadores que quitan tiempo, por tanto, ya os podríais dedicar a tareas con las que ayudaréis a los trabajadores utilizando todo vuestro potencial, especialmente a los menos motivados.

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Escrito por Carolina Lacruz y editado por Marina Camacho.

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