Cómo pedir una excedencia en el trabajo y lo qué implica

Es importante mantener un control del equipo de trabajo de nuestra empresa y las posibles situaciones que puedan afectar el bienestar de la misma. Actualmente existen recursos que son derechos de los trabajadores y que debemos conocer a fondo para gestionarlas lo mejor posible.

En este artículo veremos quién puede pedir una excedencia en el trabajo, cómo puede hacerlo y qué repercusiones puede conllevar esta en la relación con la empresa para la que trabaja y su futuro en ella. Sin embargo, antes de entrar en materia, repasemos los tipos de excedencia laboral que existen y que todo trabajador puede solicitar siempre que cumpla con los requisitos necesarios.

¿Qué es una excedencia laboral?

En el artículo 46 del Estatuto de Trabajadores se regula la excedencia laboral, la cual consiste en un período de tiempo en el que los trabajadores pueden interrumpir sus prestaciones de servicio a la empresa. De esta manera, se permite que se suspenda así el contrato que tienen con la compañía, pero sin finalizarlo.

Así mismo, cuenta con las siguientes limitaciones:

• La excedencia laboral es un derecho de los trabajadores pero si dos o más trabajadores de una misma empresa ejercen este derecho por la misma causa, el empleador podrá limitar su uso.
• En el plazo de un año el trabajador tendrá derecho a la reserva de su puesto de trabajo. Al cabo del año, la reserva pasará a ser para un puesto de trabajo del mismo grupo profesional o una categoría equivalente.
• Por otro lado, cuando el trabajador forme parte de una familia numerosa de categoría general la reserva de su puesto será de hasta un máximo de quince meses mientras que si tiene la condición de categoría especial hasta un máximo de dieciocho meses.

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¿En qué consiste la excedencia voluntaria?

La excedencia voluntaria consiste en aquella que el propio trabajador puede pedir por cualquier motivo. Las excedencias voluntarias pueden ir de los 4 meses a los 5 años, y se pueden pedir varias veces dejando un período de tiempo de cuatro años entre excedencia y excedencia.

La excedencia laboral voluntaria puede solicitarse por el cuidado de familiares o por intereses personales. A continuación, detallaremos cada uno de ellos:  

Excedencia voluntaria por cuidado de familiares 

Esta excedencia se puede solicitar para el cuidado de un familiar que sea de edad avanzada, o haya sufrido algún accidente o enfermedad grave de hasta segundo grado que lo limite en su vida diaria. 

El período de tiempo máximo es de dos años y se reserva el puesto de trabajo durante el primer año después se podrá reincorporar a un puesto similar. El tiempo que transcurra en esta excedencia contará a efectos de antigüedad y cotizaciones.

Excedencia voluntaria por cuidado de hijos

Este tipo de excedencias son las de maternidad, paternidad por el cuidado de un menor. En este caso se reserva el puesto de trabajo durante un año y transcurrido este período se da derecho a un puesto equivalente. 

Esta excedencia computa a efectos de antigüedad y cotizaciones y la duración máxima es de tres años. También, puede solicitarse por la adopción de niños menores de 12 años.

Excedencia voluntaria por intereses particulares

El empleado debe de haber trabajado en la empresa como mínimo un año para poder acceder a la excedencia voluntaria. No se realizará una reserva del puesto pero si tendrá preferencia para ocupar un puesto de similar categoría al regresar a la empresa.

En esta excedencia voluntaria el empleador no pagará salario ni el trabajador podrá cobrar el paro, es decir, que no cotizará en la Seguridad Social. Además, la duración de la excedencia no computará a efectos de antigüedad.

Por otro lado, el trabajador durante la excedencia, podrá trabajar para otras empresas siempre y cuando el convenio no diga lo contrario. Aunque en este suele existir una cláusula que prohíbe que dicha empresa forme parte de la competencia.

Es importante recalcar que, a pesar de que los derechos de los trabajadores están sujetos a los convenios colectivos, el derecho a la excedencia voluntaria es inamovible. Sin embargo, el trabajador puede pactar con la empresa las condiciones de este trámite.

¿Se puede pedir la Excedencia voluntaria en ERTE?

Sí, el trabajador puede solicitar cualquier tipo de excedencia siempre que cumpla el requisito de un año de antigüedad en la empresa. En el caso de la excedencia voluntaria se debe tener en cuenta el contrato de trabajo que se firmó y las cláusulas de exclusividad o de no competencia contractual que puedan existir.

Puede darse el caso de que el trabajador no haya firmado un convenio colectivo en donde se haya especificado alguna cláusula de exclusividad. Si es así, debe evitar realizar un trabajo similar que pueda ser considerado competencia desleal ya que sería un motivo de despido por parte de la empresa a la que solicitó la excedencia.

Otros tipos de excedencia en el trabajo

Excedencia forzosa

En la excedencia forzosa la empresa es quien tiene la obligación de conceder la suspensión temporal del contrato a su trabajador por dos posibles motivos; que el trabajador haya sido elegido para un cargo público, o que el trabajador deba realizar funciones sindicales de ámbito provincial o superior.

Es decir, que en el momento que se da el nombramiento del cargo público el trabajador debe solicitar la excedencia. Además, la empresa se encuentra obligada a reservar el puesto de trabajo por el periodo de tiempo que la persona esté en el cargo público.

Finalmente la excedencia forzosa computa a efectos de antigüedad y el trabajador es el encargado de solicitar la reincorporación a su puesto de trabajo que deberá pedir en el plazo de un mes como máximo.

Excedencia pactada

La excedencia pactada surge de un acuerdo entre la empresa y el trabajador en suspender por un tiempo el contrato de trabajo que mantienen. El período de tiempo de esta excedencia se pactará en el mismo acuerdo y no computará a efectos de cotizaciones, las demás condiciones deberán ser determinadas en el acuerdo.

Requisitos de la excedencia en el trabajo y obligaciones de la empresa

Lo más importante a la hora de saber si un trabajador puede solicitar una excedencia en el trabajo es su antigüedad en la empresa: solo aquellos trabajadores que lleven un mínimo de un año en su puesto de trabajo pueden pedirla. Y, a la hora de solicitarla, el período que pacte el trabajador para su excedencia deberá ser respetado; si este quiere reincorporarse antes, la empresa puede negarse. Si no se sabe cuánto va a durar la excedencia, es mejor hacerla de forma indefinida.

El trabajador no tiene ninguna obligación de comunicar a la empresa el motivo por el que solicita la excedencia. No obstante, si se quiere asegurar el reingreso al puesto de trabajo, no está de más que comunique al empresario sus inquietudes y el porqué de su excedencia para, simplemente, quedar en buenos términos.

En cuanto a las obligaciones de la empresa, la cosa se complica. Ya hemos mencionado que todo trabajador tiene derecho a una excedencia si cumple con los requisitos necesarios. Sin embargo, la empresa puede no concederla. Si el trabajador quiere, podría quejarse ante un tribunal, pero tampoco es seguro que lo ganara. En caso de que el trabajador coja una excedencia que le ha sido denegada, la empresa puede alegar un despido disciplinario (lo que dejaría al trabajador sin indemnización). En todo caso, toda empresa deberá, ante una solicitud de excedencia, revisar si el trabajador cumple con los requisitos y dejar todo por escrito.

Pasos para pedir una excedencia en el trabajo

Antes de poder solicitar una excedencia o en todo caso, gestionarla, es necesario tener en cuenta que este procedimiento cuenta de pasos precisos para poder efectivizarse.

Conocer bien tu convenio colectivo

En los convenios colectivos pueden haber detalles que cambien las condiciones de las excedencias, ya sean en pequeños detalles o en cuestiones que puedan afectar más al trabajador. Por ejemplo, en un convenio colectivo concreto puede que los tiempos mínimos de excedencia no sean de 4 meses sino menores, o también puede que se exprese una cláusula de exclusividad según la cual el trabajador no pueda prestar servicios a otra empresa mientras esté disfrutando de la excedencia.

Dejarlo todo por escrito

El trabajador deberá solicitar la excedencia por escrito, pero no es necesario seguir un modelo oficial siempre que incluya la información principal (datos personales, fecha del inicio y el final de la excedencia y firma). En caso de tener días de vacaciones sin utilizar, el trabajador debería pedir que se los finiquiten notificando esta voluntad en la solicitud para que todo quede por escrito, así como si existen pagas extras o cantidades no pagadas (por si el trabajador no volviera, finalmente, a su puesto).

Esperar

La respuesta de la empresa a la petición del trabajador, ya sea positiva o negativa, deberá entregarse también por escrito. El trabajador deberá esperar a esta respuesta porque, si empieza su excedencia antes de que la empresa se haya pronunciado al respecto, podría incurrir en un despido disciplinario. Por este motivo es recomendable avisar con bastante antelación, para que a la empresa le dé tiempo a contestar antes de que empiece el período de excedencia que el trabajador había previsto.

Si se quiere pedir una prórroga

Ninguna prórroga de excedencia puede superar el período máximo de la excedencia si se suma con la primera (es decir, que las dos supongan un período mayor que el máximo permitido). Si el trabajador ya ha pedido la excedencia (la primera) por el máximo período de tiempo permitido, no se le concederá una prórroga.

¿Cuál es el proceso de reincorporación frente a una excedencia laboral?

Ya hemos dicho que la empresa no tiene la obligación de reservar el puesto al trabajador, pero sí que este puede tener preferencia sobre otros aspirantes.

Cuando el trabajador quiera reincorporarse a la empresa, deberá expresarlo por escrito antes de que termine su excedencia, dando tiempo a que esta responda. Siempre todo, como hemos dicho, por escrito. Hay convenios colectivos que especifican cuándo debe hacerse este trámite pero, si no es el caso, hay que calcular que la empresa deberá reorganizarse para volver a incluir al trabajador en su plantilla.

Las posibles respuestas que la empresa dé a su trabajador después de recibir la solicitud de reingreso son las siguientes:

Aceptación del reingreso

Si la empresa acepta la solicitud de reingreso del trabajador, este podrá volver a trabajar en su puesto u otro similar (que hubiese ocupado cuando estaba trabajando) o de la misma categoría. ¿Puede la empresa asignar tareas al trabajador que no sean exactamente las mismas que las que tenía antes de la excedencia? Sí.

Negación del reingreso

En este caso la empresa no quiere que el trabajador vuelva, ni en ese momento ni más adelante, a su puesto de trabajo. Aquí la relación laboral quedaría anulada y el trabajador podría demandar a la empresa por despido.

Negación de la solicitud pero aceptación (futura) del reingreso

Esto se da cuando la empresa no descarta la reincorporación del trabajador pero, en el momento en el que este notifica su solicitud, no existen plazas vacantes. Es decir, que la excedencia no termina pero tampoco existe un despido que se pueda demandar. El trabajador tendrá que esperar y se recomienda que vaya solicitando su reingreso periódicamente. Si se tienen pruebas de que la empresa está contratando a otra gente (si, por ejemplo, publica ofertas de empleo), sí que se podría demandar la situación.

Silencio por parte de la empresa

Cuando la empresa no contesta, el trabajador puede demandarla tanto por el derecho denegado al reingreso como por despido.

Cómo no gestionar las excedencias laborales

Según las necesidades de la empresa cada una lleva de diferente manera las ausencias de su equipo. En el caso de las excedencias laborales llevarlas de manera manual, trae consigo estas desventajas:

• No contar con una completa visualización sobre el inicio y el término de las excedencias laborales.
• Desorganización al gestionar los turnos al no conocer las ausencias, excedencias y bajas del equipo.
• La solicitud se puede perder en el camino y es díficil de darle seguimiento.
• Horas invertidas en gestionar los documentos de la excedencia así como la firma de los mismos.

Cómo gestionar las excedencias laborales de tu equipo

Las excedencias laborales suelen suponer largos períodos de ausencia. Por eso, el equipo de People necesita tener una política clara de cómo se llevarán las excedencias laborales en la empresa. Para ello, tenemos algunos consejos:

• Informar a toda la empresa a través de un calendario global: las ausencias, permisos y excedencias en tiempo real.
• Permitir a responsables y managers encargarse de aprobar la excedencia laboral. O en su caso, elegir a la persona que necesitemos se encargue de dicha tarea.
• Gestionar los turnos y horarios de la plantilla en un calendario de ausencias en tiempo real para evitar solapamiento.
• Con un gestor documental poder tener acceso a toda la información de los trabajadores (contratos y documentación personal) agilizando los trámites para la excedencia.
• Los trabajadores podrán firmar electrónica y legalmente los documentos de la excedencia desde cualquier lugar.

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